Организация и контроль снабжения строительной фирмы - задача, которую должен выполнять профессионал. В небольших фирмах обязанности ложатся на одного или нескольких сотрудников, параллельно осуществляющим иные функции. Но в крупных компаниях этим занимается специально созданный отдел. Такая работа требует специфических знаний и навыков, начиная от переговорных и заканчивая общими техническими.
Функции отдела снабжения
Конкретный перечень функций отдела снабжения определяется трудовыми договорами, внутренними актами, а также особенностями деятельности организации. Как правило, задачи следующие:
- Обеспечение компании стройматериалами, комплектующими и инструментом.
- Изучение заявок сотрудников и их исполнение.
- Контроль наличия необходимой техники, комплектующих и материалов.
- Проверка технического состояния инструмента.
Отдел снабжения также обеспечивает всем необходимым работу прочих сотрудников. Он формирует производственную базу не только для строителей, но также для управленческих структур, бухгалтерии, юристов.
Профессиональные качества сотрудников снабжения
Снабженец сможет исполнить свои профессиональные обязанности только в том случае, если будет обладать рядом качеств:
- Внимание. Необходимо чтобы контролировать детали и изучать особенности поступающих заявок и приобретаемых товаров.
- Умение разрешать конфликтные ситуации. В ряде случаев снабженцу придется занимать лояльную переговорную позицию, чтобы обеспечить работу организации.
- Организаторские способности. Это поможет быстро найти решение и обеспечить разные отделы необходимыми материалами.
- Коммуникабельность. Это поможет вести переговоры и достигать максимально выгодных условий.
- Многозадачность. Снабженцу необходимо решать сразу несколько проблем одновременно.
Снабженцу также нужно хотя бы в общем разбираться в логистике, хранении грузов, а порой понимать в учете и бухгалтерии. Ему обязательно придется наладить взаимодействие с иными специалистами компании.
Контроль руководителя
Со стороны руководства организации, отдел снабжения нужно контролировать и координировать. Для этого выполняется ряд действий:
- Проверка обоснованности конкретных закупок.
- Утверждение перечня поставщиков.
- Проверка участия в тендерных закупках.
- Налаживание координации между различными отделами компании.
Задача руководства также кроется в оптимизации всего рабочего процесса, в том числе отдела закупок. Это выражается в выполнении следующих действий:
- Долгосрочное планирование с возможностью последующей корректировки.
- Налаживание более тесного взаимодействия с поставщиками.
- Прекращение взаимодействия с недобросовестными контрагентами.
- Проведение инвентаризации.
В таких отношениях одну часть функций выполняет отдел снабжения, другую - непосредственно руководитель. Разграничение обязанностей определяется на основании внутренней документации компании причем, важно иметь подробные должностные инструкции.
Задача отдела снабжения - обеспечение работы организации. Для этого снабженцы наделяются широкими возможностями, исполнение которых контролируется руководством. В строительной сфере особое внимание уделяется необходимой технике, инструменту и стройматериалам. В противном случае фирма не сможет исполнять свои обязательства.